TIETOSUOJASELOSTE RAKENNUSTIETOMALLI OY:N JA BUILDINGSMART FINLANDIN VERKOSTON JÄSENILLE
Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Rakennustietomalli Oy ja BuildingSMART Finland käsittelee verkostonsa jäsenten henkilötietoja. Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”henkilö” niitä luonnollisia henkilöitä, joiden henkilötiedot ovat näiden organisaatioiden jäsenrekisterissä.
REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOSUOJAVASTAAVA
Rekisterinpitäjät: Rakennustietomalli Oy (3178368-5) ja BuildingSMART Finland; (jäljempänä ”Rakennustietomalli”)
Osoite Malminkatu 16 A, 00100 HELSINKI
Puhelin 029 309 3100 (vaihde)
Tietosuojavastaava: Kaarina Limingoja, varalla Annina Lehikoinen
Osoite Malminkatu 16 A, 00100 HELSINKI
Sähköposti tietosuojavastaava@rakennustieto.fi
Puhelin 040 548 7058
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkostotoiminta ja tapahtumien hallinnointi sekä niihin liittyvä verkoston jäsenten jäsenyys- ja yhteystietojen hallinta.
Tietoja käsitellään perustuen joko henkilön antamaan erilliseen, nimenomaiseen suostumukseen, tai jäsenen ja Rakennustietomallin välisen sopimuksen valmistelemiseksi tai täytäntöön panemiseksi.
HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT
Henkilötietojen toimittaminen Rakennustietomallille on välttämätöntä Rakennustietomallin sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi. Jos henkilö ei verkostoon liittyessään ilmoita pyydettyjä henkilötietoja, Rakennustietomalli ei voi täyttää velvoitteitaan sopimuskumppanina.
Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti kuitenkin keräämme henkilötietoja suoraan henkilöltä itseltään.
Tämän Selosteen kattamat käsittelytarkoitukset edellyttävät, että keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
yhteystiedot ja perustiedot, esim. nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimipaikka, työnantajan tai muun organisaation yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
henkilön työnantaja tai muu organisaatio;
tieto henkilön roolista organisaatiossa;
työkorvauksen tai muun toimeksiantopalkkion, kokouspalkkion tai muun henkilökohtaisen palkkion tai kustannusten korvausten maksamiseksi tarpeelliset tiedot, esim. pankkitiedot ja veroprosentti sekä tiedot osallistumisesta koulutuksiin tai muihin tapahtumiin;
tiedot ruoka-aineallergioista; ja
referenssitiedot henkilön aiemmin hoitamista tehtävistä.
Kaikkia yllä olevia henkilötietoja ei jokaisen henkilön osalta käsitellä.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET KOLMANSILLE OSAPUOLILLE
Voimme luovuttaa henkilötietoja Rakennustieto-konsernin sisällä. Toinen Rakennustieto-konserniin kuuluva yritys tai säätiö voi myös käsitellä henkilötietojasi puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme siirtää henkilötietoja konsernin sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme toimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä maksujärjestelmiä.
Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja niille kolmansille osapuolille, joita käytämme palvelutoimittajina tai alihankkijoina esimerkiksi tapahtumien järjestämistä ja jäsenmaksujen laskutusta varten. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.
Voimme myös luovuttaa henkilötietoja lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa kolmansille osapuolille, kuten veroviranomaisille.
Henkilötietojen luovuttaminen voi myös erityisissä tilanteissa olla välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, lainsäädäntöön perustuen, henkilön itsensä tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
Emme siirrä tämän Selosteen mukaisesti käsittelemiämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
REKISTERIN SUOJAAMINEN
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on kussakin tapauksessa pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi ja henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjäkohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Kirjallinen materiaali säilytetään lukituissa kaapeissa ja arkistoitu materiaali säilytetään arkistokaapeissa.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Lähtökohtaisesti henkilötiedot poistetaan vuoden sisällä verkoston jäsenyyden päättymisestä.
Henkilötietoja voidaan yllä olevasta poiketen käsitellä myös pidemmän aikaa, mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai mikäli pakottava lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidemmän aikaa.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Henkilö voi milloin tahansa myös pyytää henkilötietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. On kuitenkin huomattava, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Henkilöllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Henkilöllä on myös oikeus siirtää Rakennustietomallille toimittamansa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.
Henkilöllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen tietosuojavastaava@rakennustieto.fi .
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: https://tietosuoja.fi/etusivu.
SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Viimeisimmän version tästä Selosteesta löydät aina verkkosivuiltamme.
Päivitetty: 2.11.2021