¶ Johdanto
Tämä artikkeli kuvaa buildingSMART Finlandin julkaisuihin liittyvän palautteenkeruun, ylläpito- ja kehitystyön prosessia. Prosessi vakioi tapaa ylläpitää ja kehittää julkaisuja sekä tukea loppukäyttäjiä bSF julkaisuihin liittyen. Työstä vastaa Ylläpitoryhmä, jonka toimintaan varataan bSF budjetista varat jatkuvaan ylläpitotyöhön. Ylläpitotyö ja palautteen hallinta toteutetaan yhden luukun periaatteella, joka koostuu tukilomakkeesta, tiketöinti- ja projektinhallintatyökalusta sekä tukipalvelusta.
Prosessi käsittää bSF julkaisuihin liittyvän palautteen ja ideoiden keräämisen ja käsittelyn, ylläpitotyön sekä kehittämisen, Q&A tuen, tiedottamisen ja yhteistyön yhdessä bSF ja RYTV organisaatioiden kanssa.
¶ Toimintatavat
Jatkuvasta ylläpito- ja tukityöstä vastaava Ylläpitoryhmä käsittelee, luokittelee ja vastaa saatuihin palautteisiin.
- Ylläpitoryhmä vastaanottaa tukipyyntöjä ja tukee loppukäyttäjiä pyyntöihin liittyen.
- Ylläpitoryhmä voi antaa neuvontaa yhteydenottajalle, julkaista Q&A artikkeleita ja tehdä bSF julkaisuihin, kuten Inframodeliin versiopäivityksiä oikaisutapauksissa.
- Muu työ vaatii sopimisen toimiston kanssa tai RYTV projektimallin ja hyväksyntäketjun noudattamista.
- Ylläpitoryhmä voi siirtää kehitysideat RYTV projektien valmisteluprosessiin
- Ylläpitoryhmään kuuluu jokaisesta toimialasta vähintään yksi asiantuntija. Tarvittaessa ylläpitoryhmä voi käyttää teknisiä asiantuntijoita.
- Toimenpiteitä, tehtäviä, kokouksia, viestintää ja projektia koordinoi projektipäällikkö, joka tarvittaessa osoittaa tehtävän jollekin ylläpitoryhmän jäsenelle.
- Ylläpitoryhmä vastaa projektisuunnitelmansa mukaisesta työstä ja sille asetetussa budjetissa pysymisestä.
Julkaisujen ylläpidossa ja julkaisujen versioinnissa noudatetaan kolmiportaista luokittelua Oikaisu | Lisäys | Uudistus, joiden vaikutukset on kuvattu alla.
Corrigendum = Oikaisu - Pieniä korjauksia tai oikaisuita julkaisuihin. esim. kirjoitusvirheen korjaaminen
Addition = Lisäys - Lisäys nykyiseen. Muutokset taaksepäin yhteeensopivia. (esim. uusi nimike tai tietosisältövaatimus.)
Edition = Uudistus - Iso uudistus tai muutos. Ei-yhteensopivat skeemamuutokset mahdollisia (esim. tiedonsiirtoformaatin muutos LandXML → IFC)
Alla esimerkki versioinnista.
Esimerkiksi:
YIV2024 add2 corr1 = YIV2024 toisen lisäyksen ensimmäinen oikaisu
Inframodel 5.2.1 = Inframodel viidennen version toisen lisäyksen ensimmäinen oikaisu
¶ Ylläpitoprosessi
Ylläpitotyön toimintatapa on kuvattu allaolevassa prosessikuvassa.
Kuva. Ylläpitoprosessin kuvaus
Yksityiskohtaisemmat prosessikuvaukset palautteen antamisesta, käsittelystä sekä (alustavasti) RYTV projektiehdotuksen etenemisestä saavutettavissa alla olevien linkkien kautta:
¶ Tukiportaali
Tukiportaalina toimii bSF verkkosivuilta löytyvä tukilomake. Lomake luo tiketöintijärjestelmään (Odoo Projects) tukipyynnön, jotka Ylläpitoryhmä käsittelee säännöllisesti. Tiketöintijärjestelmä mahdollistaa kysymysten ja palautteiden luokittelun, seurannan sekä tilastoinnin.
Tukilomakkeen täyttäminen vaatii kirjautumisen bSF sivuille. Kirjautuminen mahdollistaa omien tukipyyntöjen seurannan ja vuorovaikutuksen Ylläpitoryhmän kanssa.
Tukipalvelu sivulla voit luoda käyttäjätunnuksen tai siirtyä täyttämään Tukipyyntölomaketta.
Pakolliset lomakkeen tiedot ovat Tyyppi, Aihe ja Kuvaus
Tyyppi = Käyttäjällä on mahdollisuus luokitella palaute neljään luokkaan: Kysymys | Virhe | Idea | Muu
Aihe = Kuvaava aihe asialle
Kuvaus = mahdollisimman tarkka ja selkeä kuvaus asiasta tai ilmiöstä, mihin viesti liittyy. Täydennä tarvittaessa liitteillä, kuten kuvakaappauksilla
Vapaaehtoisia lomakkeen tietoja ovat Liitetiedosto, Tärkeys, Kiireellisyys, Toimiala, Elinkaarivaihe ja Vaikutus. Näiden avulla voit tarkentaa lomakkeen tietoja.
Liitetiedosto = Voit lisätä liitetiedostoja, kuten kuvakaappauksia, tietomallitiedostoja tai dokumentteja, kuten projektiehdotus
Vaikuttavuus = Voit tarkentaa lomakkeen vaikutuksia: Parannus nykyiseen | Poistaa esteen | Mahdollistaa uutta
Kiireellisyys = Voit korostaa asian kiireellisyyttä: Vuosi | Puolivuosi | Kvartaali | Kuukausi | Viikko
Toimiala = Voit valita toimialan, johon asia liittyy Talo | Infra | Kaupunki | Koulutus | Vakiointi
Elinkaarivaihe = Voit tarkentaa elinkaarivaiheen, johon asia liittyy Hankevalmistelu | Suunnittelu | Rakentamislupa | Rakentaminen | Käyttö ja kunnossapito | Purkaminen
Kohde = Voit tarkentaa kohdetta, johon asia liittyy Standardit ja speksit | Ohjeet ja vaatimukset | Muut julkaisut | Opetusmateriaali | Nimikkeistöt | Tiedonsiirto | Muu (kuvaile kuvaustekstissä)
Lomakkeen täyttämisen jälkeen paina Tallenna, jonka jälkeen lomake tallentuu tukiportaaliin.
Voit seurata tekemiäsi tikettejä kirjautuneena käyttäjänä bSF sivuilta kohdasta Käyttäjäsymboli / Oma tili / Tehtävät. Pääset omiin tukitiketteihisi kiinni myös tästä linkistä.
Tämän jälkeen sinulle aukeaa näkymä Tehtävät, jonka sisältöä voit tarvittaessa suodattaa yläpalkin Lajittele | Suodata | Ryhmittele parametrien avulla.
Pääset tarkastelemaan yksittäisen tiketin etenemistä ja siihen liittyvää viestintää painamalla tiketin Nimestä. Tiketillä on palautelomakkeen kautta syöttämäsi tiedot sekä tikettiin liittyvä viestintä, vaihe ja muu luokittelutieto.
Tiketin vaiheistuksen tilat ovat seuraavat
Uudet = Tukilomakkeen kautta lähetetty palaute on aluksi luokiteltu uudeksi
Käsittelyssä = Ylläpitoryhmä tutustuu annettuun palautteeseen ja suunnittelee toimenpiteet
Työn alla = Ylläpitoryhmä työstää suunniteltuja toimenpiteitä
Valmis = Palaute on ratkaistu
Hylätty = Palaute on hylätty
¶ Palautteiden käsittely
Prosessi lähtee liikkeelle loppukäyttäjistä, alan tarpeista ja näihin liittyvistä julkaisuista sekä viestinnästä. Annettu palaute käsitellään ja luokitellaan käyttäjän kirjaamien tietojen perusteella. Ylläpitoryhmä käy palautteet läpi säännöllisesti ja kysymyksiin pyritään vastaamaan viikon sisällä. Ylläpitoryhmä päivittää palautteen vaiheen luokittelua etenemisen mukaan, sekä viestii palautteen antajalle tukitiketin kautta.
Ylläpitoryhmä viestii keskenään ja sopii tehtävistä toimenpiteistä. Tarvittaessa voidaan pitää katselmuksia, kokouksia tai työpajoja ratkaisuun tarvittavien ylläpitäjien kesken. Kerran kvartaalissa pidetään koko ylläpitoryhmän tilannekatsaus. Toimenpiteitä, tehtäviä, kokouksia, viestintää ja projektia koordinoi projektipäällikkö, joka tarvittaessa osoittaa tehtävän jollekin ylläpitoryhmän jäsenelle.
Tehtävän tyyppi (Kysymys | Virhe | Idea | Muu) ja siihen liittyvät toimenpiteet on kuvattu alla:
Kysymys
Ylläpitoryhmä päättää vastataanko suoraan palautteen antajalle vai kirjoitetaanko Q&A artikkeli. Ylläpitoryhmä toteuttaa suunnitellun toimenpiteen.
Virhe
Ylläpitoryhmä määrittää ja toteuttaa toimenpiteen virheen korjaamiseksi.
Idea
Ylläpitoryhmä vie ideat sekä mahdolliset ehdotukset tai suunnitelmat käsiteltäväksi.
Muu
Ylläpitoryhmä luokittelee tarvittaessa uudestaan ja tekee tarvittavat toimenpiteet. (kts. edelliset tyypit)
Palaute voi johtaa RYTV-projektiin. Ylläpitoryhmä tekee aloitteen projektiehdotuksen laatimiseksi, joka etenee RYTV pojektien valmisteluprosessin mukaisesti. Ylläpitoryhmä viestii palautteen antajalle palautejärjestelmän kautta.
¶ Ratkaisu
Projektipäällikkö ja ylläpitoryhmä käsittelee palautteet ja päättää tapauskohtaisesti mihin toimenpiteeseen ratkaisun tekemiseksi tulee ryhtyä (kuvattu aiemmassa kohdassa).
Mahdollisia ratkaisuita ovat Neuvonta, Oikaisu, Lisäys tai Uudistus, tai Uusi julkaisu tai näiden yhdistelmä, jotka on kuvattu tarkemmin alla.
¶ Neuvonta
Julkaisutiheys: Neuvontaa pyritään antamaan viikon sisällä yhteydenotosta. Q&A artikkeleita julkaistaan tarvittaessa ja näistä tiedotetaan kun Q&A artikkeli on laadittu.
Neuvontaa ovat esimerkiksi tarkentavat ohjeistukset tai esimerkit standardin käytöstä erilaisissa käyttötapauksissa.
Kysymyksiin vastataan joko henkilökohtaisella neuvonnalla tai kirjoittamalla Q&A artikkeli. Q&A artikkelit kulkevat irrallaan kehitysprojekteista ja tällä pyritään varmistamaan näiden jatkuva päivittyvyys ja ajantasaisuus. Q&A artikkeleiden laatimisesta vastaa ylläpitoryhmä.
¶ Oikaisu - Corrigendum
Julkaisutiheys: Julkaisu tehdään enintään neljä kertaa vuodessa, kerran vuosineljänneksen aikana (Q1-Q4). Julkaistava oikaisu viestitään bSF verkkosivuilla.
Julkaisujen oikaisuja ovat esim. dokumentaation kirjoitusvirheet, virheet kuvissa tai esimerkeissä.
Oikaisut ja korjaukset tehdään Ylläpitoryhmän toimesta ja sisältyvät kyseiseen toimeksiantoon. Oikaisuita ja korjauksia tehdään aina tarvittaessa, tällä tavoin varmistetaan mahdollisimman virheetön ja ajantasainen aineisto. Oikaisuja tai korjauksia voi olla myös tukisivuston korjaukset.
¶ Lisäys - Addition
Julkaisutiheys: Julkaisu tehdään enintään kerran vuodessa. Lisäyksen hyväksyntä tapahtuu RYTV toimintatapojen mukaan.
Lisäys on oikaisua laajempi toimenpide, jossa julkaisuun lisätään uutta sisältöä.
Lisäyksiä voidaan yleensä tehdä Ylläpitoryhmän toimesta vain erikseen sovittaessa.
¶ Uudistus - Edition
Julkaisutiheys: Julkaisu tehdään enintään kerran vuodessa. Uudistuksen hyväksyntä tapahtuu RYTV toimintatapojen mukaan.
Uudistus on lisäystä laajempi toimenpide, muutetaan vanhaa sisältöä tai tehdään muutos.
Uudistuksia tehdään pääsääntöisesti RYTV projektina, jota ylläpitoryhmä voi erikseen sovittaessa tukea.
¶ Uusi julkaisu
Uudet julkaisut tuotetaan erillisissä RYTV projekteissa oman aikataulunsa mukaisesti ja RYTV projektiprosessia noudattaen.
Ylläpitoryhmä voi siirtää vastaanottamansa kehitysideat RYTV projektien valmisteluprosessiin. Ylläpitoryhmä voi myös erikseen sovittaessa tukea kehitysprojektia.
¶ Julkaiseminen
Ylläpitoryhmän laatimat Q&A artikkelit, oikaisut, lisäykset tai uudistukset julkaistaan bSF verkkosivuilla.
Julkaisemisessa noudatetaan bSF ja RYTV ohjeistuksia ja prosessia.
¶ Referenssit
Tuki- ja ylläpitotyön prosessi liittyy RYTV-hankeohjelman projektin kulku aloituksesta julkaisuksi julkaisuun.
Linkki julkaisuun: https://buildingsmart.fi/en_GB/blog/rytv-project-program-9/rytv-hankeohjelman-projektin-kulku-aloituksesta-julkaisuksi-418
Lisäksi noudatetaan bSF Näin toimimme julkaisua: https://wiki.buildingsmart.fi/fi/09_N%C3%A4in_toimimme